Excel y Yo

En muchas ocasiones deberemos utilizar una hoja de excel como formulario, en donde el usuario deberá completar una serie de datos, tales como: edad, fechas, ingresos mensuales, etc, etc. [+/-] Ver el resto / Ocultar Si luego utilizaremos esta información para crear una buena base de datos y/o efectuar calculos con los datos, debemos asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto. Si le pido edad, podría poner: 45 ó bien 45 años. Ese "agregado" que hizo de la palabra "años" me impediría efectuar operaciones matemáticas, ya que introdujo texto. O en el campo "Ingresos" me pone: mil pesos. un desastre matemático. Para evitar estas situaciones, Excel cuenta con una herramientas mas que poderosa: Validación de Datos. Esta opción nos permite fijar parámetros en la información que contendrá cada celda. Veamos primero el formulario que diseñé, todo un ejemplo de buen gusto: por defecto, excel nos permite incluir cualquier tipo de valor en s...

Si, no exite. SIFECHA() es alguna de las funciones que Microsoft no documentó. Si vamos a "Insertar / Funcion" y la buscamos... el resultado será FALSO, o 0, para los mas puritanos.   [+/-] Ver el resto / Ocultar Muchos mitos urbanos hay al respecto: desde que Bill hace ritos umbanda con los cuerpos de linuxeros (y ultimamente algunos mackeros) en fechas claves, hasta que Microsoft tiene pensado eliminarla, ya que en realidad es una función inventada por la gente de Lotus. Pero hace años que escucho lo mismo y SIFECHA(), sin documentar, sigue viva y nos deja hacer algo muy importante: calcular la diferencia entre dos fechas . Sintaxis: =SIFECHA(fecha inicio, fecha fin, tipo de diferencia) al ultimo argumento lo nombré un tanto "trucho"... como no está documentada, no sé como se llama. =) Vamos al ejemplo: el mas común de todos: como llevar un registro de la antiguedad de los empleados de una empresa.   si leyeron mis post anteriores, sabrán ya que podemos sum...

Con anterioridad ( link ) vimos lo básico. Continuemos con algo mas avanzado. [+/-] Ver el resto / Ocultar Una función que en lo laboral nos será muy util: =DIAS.LAB ( fecha_inicial ; fecha_final ; [festivos]) nos muestra la cantidad de dias laborables entre la fecha inicial y la fecha final especificadas, excluyendo los fines de semana. el tercer argumento, festivos , nos permite indicar una serie de fechas a modo de feriados locales. es un argumento muy útil, es casi imposible pedirle a microsoft que programe en excel una base con todos los feriados de cada país. vamos al ejemplo: como verán, omití el tercer argumento, el cual es opcional. así las cosas, y lamentablemente por que son muchos, el 2010 nos depara 261 días habiles. incluyamos una serie de días feriados, para observar el resultado:   en el tercer argumento incluí el listado de fechas presente en G2:G5 . Y miren un detalle: en el primer ejemplo, eran 261 los días laborables. ahora le incluyo 4 feriados... y el res...

En casi la totalidad de los casos, las fechas en excel se utilizan para encabezar algún formulario o nota, y nada mas. Pero este tema puede dar para mucho, el trabajo de fechas es asombroso. [+/-] Ver el resto / Ocultar Una cosa antes de comenzar: ¿Como interpreta excel las fechas? No piensen que tal cual las ven en la celda, por que ese es un simple formato (por ej: 15/03/2010) que aplica para que nosotros, simples mortales, nos manejemos dentro de nuestros parámetros y arbitrariedades. Para Excel, el 28/02/2010 es, ni mas ni menos, 40238 . ¿Que es ese 40238? Respuesta: es la diferencia en días entre el 01/01/1900 y la fecha actual. ¿Raro, no? Luego aplica un par de funciones internas y nos muestra 28/02/2010. Pero es importante saber que para Excel esa fecha es un simple numero entero. Veremos mas adelante los por que. Veamos las funciones mas sencillas: las dos primeras no requieren argumentos, la tercera, cuarta y quinta solicitan uno: la fecha. aproveché para "anidar...

Casi todos sabemos que al utiliar la funcion MIN(), Excel nos devuelve el menor numero hallado dentro del rango introducido como parámetro. ¿y si ese rango tiene ceros? este resultado sería "falso": [+/-] Ver el resto / Ocultar Sintaxis: =MIN(rango) Imagen:   Excel no nos defrauda y nos trae el menor valor encontrado en D1:D7. Pero muchas veces el rango tiene algunos ceros... y obviamente nos devolverá ese valor, cuando en realidad no queremos eso. La imagen a continuación muestra el caso: Existen varias formas de solucionar esto, pero indicaré las dos mas sencillas: 1) Utilización de columna auxiliar : con la función SI() creo una columna que omitirá los ceros y sobre esa nueva columna aplico la funcion MIN(): la columna azul es la auxiliar. vean la barra de formulas y notarán que agregué la funcion SI(), para evaluar lo siguiente: si el valor en D1 es mayor a 0, pongo a D1, de lo contrario no pongo nada. luego aplico la función MIN(E1:E7) y tengo el resultado cor...

Otra de las "imprescindibles" en excel. [+/-] Ver el resto / Ocultar Esta funcion nos permite buscar un valor en una tabla y, si este valor existe, devolvernos cierta información, de acuerdo al parámetro que le pasemos. Sintaxis: =BUSCARV(valor buscado, rango en donde buscar, nro de columna, [ordenado]) la funcion no tiene muchos misterios: 1) valor buscado: el dato que queremos buscar en un determinado rango 2) rango en donde buscar: aqui pasamos el rango en donde supuestamente está valor_buscado 3) nro de columna: si el valor existe, aqui especifico en que columna del rango está la info que    quiero    que la funcion me devuelva 4) ordenado: 1= verdadero ó 0 falso. es para especificarle a excel si el rango en donde buscará se    encuentra ordenado o no. Al margen, con 0 nos garantizamos una búsqueda exacta. Si el valor no está,    nos devolverá un error. Con 1 la busqueda es aproximada y nos traería el valor que mas se le par...

En mi ordenador poseo: excel 2003, 2007 y la beta del 2010, obtenida a través de la suscripción a la revista Users. Hasta ahora, sigo trabajando con el 2003. [+/-] Ver el resto / Ocultar De a poco me voy metiendo en el " nuevo mundo " de excel 2007, principalmente por el tema de las macros... lamentablemente no las graba a todas igual que la versión 2003; hay acciones que no quedan registradas. Pero sinceramente es el único punto en contra que le veo, mas allá del tiempo lógico que nos tomará adecuarnos a su nueva interfaz de "ribbons". Posee muchas mas funciones que la versión 2003. La cantidad de filas y columnas se ha disparado a las nubes, permitiéndonos poder armar muy extensas bases de datos. (ojo, que para luego abrir una hoja con completamente llena de datos necesitaremos una muy buena y potente computadora). La calidad en los gráficos en general también es incomparable. Pero veamos a que apunta este post: Excel 2007 guarda los archivos con un nuevo form...

Vamos a ver una muy poco utilizada, pero no por ello menos útlil, que nos permite obtener información sobre las celdas de excel. [+/-] Ver el resto / Ocultar  Sintaxis: =Celda(tipo_de_información, [referencia]) tipo_de_informacion : es un listado predefinido en excel, que contiene los distintos tipos de informes que podemos solicitar (mas abajo los detallo). [referencia] : rango del cual deseamos obtener la info. ¿por qué está entre corchetes? por que se trata de un argumento OPCIONAL: puede estar o nó, que la función trabajará igual. Los argumentos pueden ser obligatorios u opcionales. como adivinarán, los del primer tipo siempre deben estar o nos devolverá error. sigamos con un par de ejemplos: utilicé las primeras tres filas de la columna C como referencia. En la columna F están inngresadas los resultados de cada función, que luego muestro en G, para que vean la sintaxis. quizás de esta forma no le encontremos mucha utilidad... pero si vemos la función =CELDA("TIPO")...

No es un tema fácil de entender "de entrada", pero practicando un poco verán que es algo muy sencillo. En la siguiente tabla tengo una serie de valores y necesito multiplicar a todos ellos por el importe ingresado en C1: [+/-] Ver el resto / Ocultar   si observan la barra de formulas en E4 introducí una formula muy sencilla: hice que excel multiplique el valor de C1 con el presente en D4 . si vamos a los numeros: 500 * 5 = 2500 . nos quedamos tranquilos que excel no se volvió loco y está haciendo bien los deberes. Ahora necesito extender la fórmula de E4 hasta el final de la tabla: el método mas sencillo: copia y pegar . Lo hacemos y nos encontramos con la siguiente sorpresa:   los cálculos no se realizan. ¿por qué, si la formula es correcta? noten que tengo el cursor posado en la celda E5 , y miren lo que allí dice, en la barra de fórmulas: D5 * C2 . Claro, en C2 no hay nada y por ello excel nos devuelve 0. ¿ Ven que se produjo un corrimiento de la celda original, ...

Hemos visto hasta ahora, de forma básica, como aplicar formatos condicionales, utilizando un valor o la referencia a una celda. Pero esto puede ir mucho mas allá; tenemos permitido ingresar una funcion y, en base a su resultado, que se aplique o no el formato. [+/-] Ver el resto / Ocultar Ejemplo: Tengo una pequeña tabla en donde controlo los milímetros de lluvia en distintas provincias, en el rango C4:D8 En C1 ingreso el maximo que considero permitido, luego del cual las precipitaciones podrían considerarse peligrosas. Y necesito que excel me avise graficamente si alguna provincia superó ese valor . Llamamos al formulario y hacemos lo siguiente: seleccionamos de la primer lista desplegable la opcion "formula" y en el cuadro siguiente ponemos: =SI($D4>$C$1;1;0) Evaluemos: =SI($D4>$C$1;1;0) ¿que le estoy diciendo? SI el valor presente en $D4 es mayor al que ingreso en $C$1 , entonces VERDADERO, si no FALSO. Cabe aclarar en este punto que para Excel (y para t...

Estamos ahora en condiciones de aplicar formatos condicionales. Veamos como modificarlos, agregarle mas condiciones y eliminarlos. [+/-] Ver el resto / Ocultar Seleccionamos primero el rango de trabajo y luego vamos a "menu / formato / formato condicional". a) Desde el segundo cuadro tendremos la posibilidad de cambiar la condicion ingresada y en el tercero el valor. b) presionando el botón "formato", cambiaremos aquello que visualmente no nos gustó en nuestro primer trabajo (ej: cambiar las letras rojas por azules o verdes):   c) hay un boton muy interesante: "Agregar". Nos permitirá introducir mas condiciones y formatos, hasta un total de tres:   en este caso agregué hasta 3 condiciones, obviamente, con distintos formatos. el resultado se puede observar en la tabla del fondo. d) Si presionamos el botón "Eliminar", nos aparecerá el siguiente form: seleccionando simplemente la condicion deseada y luego presionando "aceptar",...

Esta herramienta, accesible desde el menú formato / formato condicional, nos brinda la gran ayuda de visualizar con colores, bordes, tipos de letra, etc, etc (configurados por nosotros), sobre una determinada situación en particular. [+/-] Ver el resto / Ocultar ¿Supera el valor de la celda los $1000? ¿A4 es igual a B4?... si bien estas cuestiones las podríamos resolver fácilmente con la funcion SI() vista con anterioridad, lo que hace el formato condicional es darnos una respuesta, pero gráfica. Y una imagen vale mas que mil palabras. Vamos a configurar algo, a modo de ejemplo. Primero, abrimos el formulario:   Elementos del form: a) Valor de la celda: aquí existen dos opciones: la mencionada y "formula". En este post veremos la primera.     Aqui indicamos si lo que evaluaremos en la condicion es un valor o el resultado de una fórmula. b) Entre: lista de condiciones posibles. Especificamos mediante esta lista que condicional vamos a ingresar: si   ...

este espacio es para darle un " toque foro " al blog. existirán muchos temas que seguramente se me escapen y, por ende, no postee al respecto, por omisión, olvido, desconocimiento, etc, etc. si esto sucediera (seguro que así será), dejo este espacio para que cada visitante pueda subir su duda o consulta sobre tópicos no tratados en mis post.

Y bueno, ya que estamos, vemos una lógica mas: NO(). [+/-] Ver el resto / Ocultar Es mucho mas sencilla que SI(), y tiene un objetivo: revertir por completo la lógica del argumento que le pasamos. =NO (3 = 3) nos devolverá FALSO. Hasta donde mis pocos conocimientos y escasa lógica me lo indican, 3 es igual a 3. El resultado debería ser VERDADERO, pero ese es el objetivo de NO: devolver lo contrario. =NO (“hola” = “chau”) nos da VERDADERO. Es un tanto loco, pero muy útil. Ya lo aplicaremos en la práctica. Un ejemplo: El usuario ingresa un valor en la celda E1 y debo corroborar que sea numérico. Si NO es numero, aviso: