validacion de datos en excel

En muchas ocasiones deberemos utilizar una hoja de excel como formulario, en donde el usuario deberá completar una serie de datos, tales como: edad, fechas, ingresos mensuales, etc, etc.
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Si luego utilizaremos esta información para crear una buena base de datos y/o efectuar calculos con los datos, debemos asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
Si le pido edad, podría poner: 45 ó bien 45 años. Ese "agregado" que hizo de la palabra "años" me impediría efectuar operaciones matemáticas, ya que introdujo texto.
O en el campo "Ingresos" me pone: mil pesos. un desastre matemático.
Para evitar estas situaciones, Excel cuenta con una herramientas mas que poderosa: Validación de Datos.
Esta opción nos permite fijar parámetros en la información que contendrá cada celda.
Veamos primero el formulario que diseñé, todo un ejemplo de buen gusto:

por defecto, excel nos permite incluir cualquier tipo de valor en sus celdas. Validación de Datos está diseñado, casualmente, para evitar esto.

una vez que vamos al menu "datos / validacion", se nos presentará en pantalla el siguiente formulario:

 

miren la lista desplegable: podemos seleccionar numeros enteros, decimales, fechas, longitud del texto... y Personalizada lo vamos a dejar para después.

Una vez que seleccionamos el tipo de datos que nos interesa (en el caso "edad" un numero entero entre 18 y 65), nos vamos a la segunda pestaña, para mejorar la interfaz de nuestro formulario:

 

vean que tengo tildada la opcion "mostrar mensaje al seleccionar la celda". esto significa que será una pequeña ayuda para el usuario, ya que un mensaje aparecerá indicando que debe ingresar.

y hay mas, vamos a la tercer pestaña. suponiendo que el usuario sea medio Damian Silva e hizo caso omiso a nuestra alerta, nos queda configurar el mensaje de error que aparecerá si coloca cualquier cosa, menos la solicitada:

bueno, ya tenemos configurado el tema de la edad. veamos las cosas en acción:

asi queda el mensaje de advertencia al seleccionar la celda correspondiente a la edad.

ahora les muestro el cartel que avisa si puso, por ejemplo, letras:

los campos fecha de nacimiento e ingresos mensuales se configuran exactamente igual, salvo que obviamente debemos cambiar el tipo de datos (fecha y numero decimal, respecivamente)

Pero una opcion muy interesante es la opción "Lista", que la utilizaremos para las provincias. En un rango aparte incluiré la lista de provincias permitidas. Voy a datos/validación y selecciono del cuadro desplegable la opcion "Lista" y a continucación de ello, selecciono el rango con las provincias:

y ahora en el campo "provincias", el usuario tendrá una lista desplegable con las provincias disponibles. Nota: también se pueden ingresar a mano, pero si pone alguna que NO está en la lista, arroja los mensajes de error que hayamos configurado:

y bien. listo. ahora tenemos un formulario sobre el cual estamos seguros que contiene información fiable, totalmente preparada para formar una base de datos confiable. en mi proximos post les mostraré como llevar ese formulario a otra hoja, exportarlos a un archivo de texto o ambos.

Antes de irme, no quedaría nada mal avisar al usuario que le falta completar algún campo, con la función SI()

siempre debemos pensar en nuestros usuario finales, y programar las cosas para facilitarles la tarea y evitar que incurran en errores... que luego terminaremos pagando nosotros.