auditoria de formulas: rastrear el origen de funciones y errores

Aún los usuarios avanzados de Excel no conocen esta poderosa herramienta, que nos brinda la posibilidad de rastrear las celdas involucradas en una función o bien determinar el origen de cierto error. En planillas de cálculos complejas podemos, literalmente, llegar a rompernos la cabeza rastreando los origenes de una función o el por que se produce tal o cual error. Obviamente que para el ejemplo utilizaré datos básicos, para aprender correctamente sobre este tema sin complicaciones. Esto nos dará un pantallazo en general y podremos así, de a poco, ir creciendo en complejidad.

Imaginemos una situación sencilla: anoto en la columna B los precios de distintos artículos que compré. En una celda calculo el subtotal, en otra agrego el IVA (impuesto al valor agregado) y por último, la celda del total. Para "incluir algo mas", incorporo la función BUSCARV(), para que me diga si gasté mucho o poco en la compra. La planila debería verse así:

al lado de cada resultado coloqué la respectiva función

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Estaremos de acuerdo en que la palabra Auditoría nos remite, automaticamente, a "revisión, control". Y esta herramienta hace exactamente eso. El ejemplo brindado, a propósito, es muy sencillo y nos permitirá conocer un poco sobre la Auditoria de Formulas.

Accedemos a ellas a traves del menú Herramientas:

de ahora en adelante nos manejaremos con las opciones mas comunes de este menú.

Supongamos ahora que el archivo de la primer imagen no es nuestro, y lo terminamos de recibir por mail. No tenemos la menor idea de lo que hace y vemos que hay funciones dentro de él que necesitamos evaluar. Para evitar ir la menú a cada rato, seleccionaremos la última opcion "Mostrar barra de herramientas Auditoría de fórmulas", para tener los elementos a mano mas rapidamente:

Las dos primeras opciones que veremos son: a) rastrear precedentes y b) rastrear dependientes, siendo que con a) son las celdas que influyen en la celda revisada y b) son las celdas afectadas por la que revisamos. Quizás suene bastante confusa esta teoría, pero con un par de ejemplo quedará bien en claro:

Nos situamos en B12 (celda correspondiente al Total) y luego clickeamos sobre "rastrear precedentes", lo que inmediatamente nos arrojará:

pueden observar como aparece una flecha que nos indica: el reultado en B12 está "influenciado" por B9

Si me situo en B9 (subtotal) y repito la acción, el resultado será este:

notarán como ahora me indica que B9 está vinculado al rango B4:B7

Hasta aquí no nos haría falta la Auditoria para darnos cuenta de esto, pero si me posiciono en B14 (celda que contiene a la función BUSCARV() ), observen lo obtenido:

aqui se agregan flechas, ya que B14 está "ligada" a dos areas distintas.

De esta forma podríamos seguir sumando complejidad, incorporando rangos y funciones, con lo cual tenemos claramente un panorama de la utilidad de esta herramienta.

Asi podemos armar todo el "arbol genealógico" de las funciones dentro de nuestra planilla:

Si cambiamos el total de la factura por un importe menor a $100, la función en B14 nos arrojará error, aspecto este que también es factible de ser seguido, mediante la correspondiente opción "rastrear error":

ahora sí identificar un error es muy sencillo.

Restaría ver unas cosas mas, como por ejemplo: ¿que sucede si la funcion apunta a datos que se encuentran en otra hoja? Ahora voy a cortar la tabla que contiene los precios y comentarios (barato, normal, etc) y la pegaré en la Hoja2, solictando luego que rastree precedentes:

verán que ahora una flecha con estilo de puntos nos lleva a la imagen de una pequeña tabla.

Haciendo doble click sobre dicha flecha, nos aparecerá en pantalla el siguiente formulario:

noten la leyenda, en donde nos brinda toda la info necesaria: nombre de archivo, hoja y rango al que apunta la función. Si hacemos doble click sobre ese detalle Excel nos llevará hasta el rango en cuestión.

Otro punto importante es el siguiente: tener a simple vista todas las funciones presentes en la hoja. Si vamos al menú Herramientas / Auditoria de Formulas / Modo Auditoria de Formulas, nuestra planilla tendrá el siguiente aspecto:

y el resultado: Excel nos muestra las funciones, permitiéndonos observar de un solo "pantallazo" en que partes de nuestra hoja están. Llendo nuevamente al citado menú y desmarcando la opción señalada, nuestra hoja volverá a lucir como antes.

Podemos incluir otro item de suma utilidad: la Ventana de Inspección... la cual, dado su nombre, no necesita mucha introducción que digamos:

observen como esta ventana nos indica en que celda existe una funcion, el valor devuelto y la formula en sí. Con la opción "Agregar Inspeccion" podemos incorporar a la lista alguna función que Excel haya omitido en el formulario y con "Eliminar..." quitar aquellos items que no consideremos necesarios evaluar

Creo que con estas herramientas ya no tendremos excusas para "perdernos" con las funciones insertas en un libro, ya que aprendimos a rastrear precedentes y dependientes, buscar errores, mostrar todas las funciones de la hoja y también el uso de la Ventana de Inspección.
Obviamente que siempre quedan dudas o consultas al respecto, las cuales atenderé puntualmente si se presentan.