Si leyeron mis tres post anteriores sobre consultas externas:
a) desde la web
b) desde excel I
c) desde excel II
mas o menos imaginarán de que estoy hablando al importar datos... y en esta entrada, lo que para mí es el matrimonio perfecto: access para almacenar y excel para analizar.
[+/-] Ver el resto / Ocultar
Notarán esa pequeña barra de herramientas color azul, a la derecha de la imagen.
Cada boton (de izquierda a derecha) realiza:
1) modificación de la consulta: nos lleva nuevamente a la grilla de msquery.
2) propiedades: llama al form de propiedades, en donde definimos, por ejemplo, cada cuanto se actualiza la consulta.
3) ! : actualiza la consulta.
4) Actualizar todo.
a) desde la web
b) desde excel I
c) desde excel II
mas o menos imaginarán de que estoy hablando al importar datos... y en esta entrada, lo que para mí es el matrimonio perfecto: access para almacenar y excel para analizar.
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Todos estamos mas o menos al tanto de las limitadas capacidades de excel como base de datos (si... la 2007 trae mas de 1.000.000 de filas, pero para luego trabajar con esa cantidad de registros necesitaremos la "deep blue", de ibm, como mínimo). Ahora bien, ¿por qué no almacenar los datos en access y luego llevarlos a excel mediante msquery? Aparte, con poco, podremos personalizar las consultas Sql y tener bajo nuestro control total que datos importamos. Y, de yapa, tendremos la opción de actualizar esas consultas con un solo click o cada vez que se abra el libro, por cuanto los cambios que se realicen en access automáticamente se verán reflejados en nuestra msquery en excel.
Para aquellos que trabajan con grandes cantidades de datos, va dedicado este post.
Iniciemos: Para este ejemplo utilizo una base de datos compuesta de dos tablas: "entradas" y "etiquetas", en donde voy guardando comentarios de mi blog (mentira, es para el ejemplo). Aprovechando el modelo relacional, tengo un campo de ambas tablas relacionados. Mi objetivo es: conectarme a access y modificar desde msquery manualmente los criterios de la consulta, para luego llevarla a excel.
Entonces:
Menu datos, obtener datos externos, nueva consulta base de datos:
Seleccionamos nuestro archivo *.mdb (microsoft data base) de access:
Elijo la tabla "entradas", volcandola completa a la ventana derecha del form:
desde este formulario podría incluir criterios de filtrado, pero no... lo hacemos en forma manual mas adelante. simplemente lo muestro como valor agregado:
a la izquierda, los campos. a la derecha, los criterios a utilizar (no en este caso). dejamos el cuadro en blanco y presionamos "siguiente"
podemos traer los datos ordenados por algún campo, x ejemplo "fecha" - "ascendente"
ahora en lugar de enviar los datos a excel, seleccionamos la segunda opcion:
y ante nosotros aparecerá una interfaz muy parecida a la de access: msquery, desde donde podremos "acomodar" la consulta a nuestras necesidades. En la parte superior la tabla "entradas" y en la inferior, los registros que componen dicha tabla:
me molesta un poco el campo "id_etiqueta".... solo contiene valores numéricos, sin detallarme el nombre de dicha etiqueta (recordemos el modelo relacional). Así que me voy al menú tablas/agregar tablas:
selecciono "etiquetas" y presiono agregar.
ahora tengo ambas tablas en msquery. Si existe algún vínculo entre ambas (linea conectora) la eliminamos y creamos una como la que se muestra en la siguiente imagen, arrastrando y soltando uno de los campos sobre el otro, con el puntero del mouse. Me deben quedar relacionados los campos "id_etiqueta" de la tabla "entradas" con el campo "id" de la tabla "etiquetas":
apenas modificamos la relación, se actualizan los datos y vemos ahora como, en la grilla, al lado de cada id_etiqueta aparece su respectivo nombre.
Pero siguen siendo muchos registros... imaginemos que son miles y miles y miles. Todavía necesito establecer los criterios de la consulta, y lo hago presionando sobre el siguiente botón:
para que me aparezca en pantalla la grilla de los criterios:
seleccioné el campo "id_etiqueta" y en valor puse 1. observen como la grilla se refresca y me trae todos los datos que cumplen con esa condición.
ahora que mi consulta está creada con los criterios necesarios, me la llevo a excel, desde el menú "archivo":
selecciono la hoja y el rango en donde volcaré la consulta de msquery:
si antes de presionar "aceptar", doy al botón "propiedades", me aparecerá este formulario desde donde podré setear algunas características. en este caso, le ordeno que actualice los datos automáticamente cada 60 minutos. Podría también seleccionar la opcion de actualización al abrir el archivo:
estudiando un poco cada opcion veremos que son sencillas y útiles.
y ahora, aceptar.. y a excel:
ahh, bue. tanto lío por dos registros locos... pero bueno, imaginen que son miles y ahí verán la utilidad =)
Cada boton (de izquierda a derecha) realiza:
1) modificación de la consulta: nos lleva nuevamente a la grilla de msquery.
2) propiedades: llama al form de propiedades, en donde definimos, por ejemplo, cada cuanto se actualiza la consulta.
3) ! : actualiza la consulta.
4) Actualizar todo.
Y con los datos filtrados y ordenados según nuestra necesidades, ahora estamos en condiciones de aplicar funciones, formatos condicionales, graficos, tablas, tablas dinámicas, junto a toda la artillería de análisis de nuestro querido Excel, sin olvidar que en access tendremos cientos y cientos de miles de registros, los cuales no entorpecerán nuestra tarea: solo tomaremos aquellos que necesitamos y, encima, con la ventaja de actualizarse automaticamente.
En mi proximo post veremos como hacer aún mas dinámico todo esto, mediante macros.
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