compartir libro de excel y resaltar cambios

Danisa me escribe al mail consultándome sobre este tópico, ya que escuchó hablar de el y buscó info al respecto, pero no la comprendió "del todo". Es un buen tema y nunca levanté ninguna entrada sobre el, así que vamos a subsanar eso, dandole un vistazo a esta cuestión, básico y sencillo, para comprenderlo de entrada sin mayores problemas.

Si posicionamos el cursor sobre la opción "Proteger y compartir libro" una ventana emergente nos brindará ayuda contextual, breve y precisa:

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Este concepto de compartir, como ya habrán intuído, se aplica a tareas llevadas a cabo en ambientes colaborativos. Creamos un libro y lo guardamos en algún directorio de la red en donde los usuarios involucrados tengan acceso a él. Ahora bien, esta utilidad nos brinda una herramienta por demás de útil: el Control de Cambios. Excel se encargará de llevar un historial con todos los usuarios que modificaron datos del libro, incluyendo que cambiaron y donde. Verdaderamente impresionante.

Comencemos con la tarea.

Abrimos un nuevo libro y al clickear sobre "Proteger y compartir libro" nos aparecerá la siguiente ventana:

nos conviene siempre ingresar un password.

Luego presionamos "aceptar", invitándonos Excel a guardar el libro. Es aquí en donde debemos colocarlo en la unidad de red a la cual nuestros usuarios tendrán acceso:

 Ya tenemos nuestro libro compartido, con el control de cambios protegido por password.

En este punto cabe aclarar que un libro con estas características pierde muchas funcionalidades. 

No podremos ejecutar consultas externas, insertar hipervínculos, graficos, agrupar, subtotales, aplicar formatos condicionales... y algunas otras que ya recordaré. Las opciones de formatos, comentarios, filtros, ordenar, las funciones si continúan habilitadas como en cualquier libro común.

Ahora bien, nuestros usuarios comienzan a modificar el libro. Para llevar un control muy exacto de lo que pasa dentro de el, vamos a "control de cambios / resaltar cambios":

en las dos primeras opciones vemos que hay una flecha en el cuadro, a la derecha, lo que nos permitirá especificar mas detalladamente algunos parámetros. los invito a revisarlos, ya que son sencillos y podrán darse cuenta sin problemas.

Dejamos todo tal cual y presionamos "aceptar". Ahora me voy al rango A1 y escribo algo. Y ahí comienza lo bueno:

la herramienta en pleno uso: le puso bordes a la celda y un comentario, indicando el valor anterior (espacio vacio) y el nuevo ingresado (damianexcel). Noten que en el encabezado del comentario está el usuario y la fecha de la modificacion.

Como administradores del libro, podemos aceptar o rechazar los cambios realizados. Voy a ingresar también otro valor en la celda A2, para que el ejemplo que sigue sea mas claro. Nos dirigimos a "control de cambios / aceptar o rechazar cambios":

Luego de presionar "aceptar" Excel nos indicará que cambios debemos aceptar/rechazar:

No podrán negar que esto es un lujo. Los dos cambios realizados quedan pendientes hasta que nosotros, administradores del libro, los verifiquemos. Esto nos permite un control total de la tarea y el flujo de trabajo del equipo que interactúa con nuestro archivo.

Pero esto no queda ahí... por el mismo precio tenemos algo mas, y muy valioso. Excel ha llevado el historial de todos los cambios, y podemos visualizarlos de una forma muy conveniente. Volvemos al menú, como lo indica esta imagen:

 "resaltar cambios"

Lo que nos hará aparecer este formulario:

desmarco la opción "resaltar cambios en pantalla" (para evitar que mis usuarios noten algo) y marco "mostrar cambios en una hoja nueva"

Después de realizar lo detallado en el paso anterior.... vualaaaa:

esta poderosísima herramienta nos brinda un detalle impecable de todas las acciones llevadas a cabo dentro de nuestro archivo, con fecha / hora / usuario / acción / lugar / valores y comentarios

Vean que los tres ultimos registros grabaron una simple eliminación de columnas... no se escapa nada.

Toda esta información aparece en una nueva hoja, llamada (logicamente) "Historial", la cual desaparece despues de guardar el libro. Para visualizarla nuevamente solo debemos realizar de nuevo la acción "resaltar cambios" Este historial tiene su punto débil, y es que nos aumenta el peso del archivo, pero no debería ser un inconveniente, dado que la función aquí es controlar.

Entonces: compartir archivos en ambientes colaborativos es posible, teniendo a nuestro alcance la posibilidad de controlar cada cambio (aceptarlo / rechazarlo) y a la vez guardar un completo historial con las modificaciones. No olvidemos que se pierden ciertas funcionalidades, así que ojo a la hora de estructurar el trabajo en equipo y ver que requerimientos tendrá nuestro proyecto.

Hagamos otro ejemplo. Abrimos un nuevo libro y presionamos "compartir". Una ventana emergente nos da buenas opciones de configuración:

 estoy solo en la red... pero noten que hay un botón que nos invita a quitar a cualquier usuario con el cual estamos compartiendo el libro.

 La segunda pestania también es muy interesante:

las opciones son muy sencillas y de fácil interpretación. solo deberemos seleccionar los ítems apropiados para nuestro proyecto.

Vamos un poco mas lejos? Podemos proteger la hoja y dejar solo ciertos rangos desprotegidos, asignando que usuario pueden o no modificar ese rango en particular. Es casi increíble el alcance de esta utilidad.

Pero eso lo veremos en la próxima entrada... aunque mas de uno, por suerte, ya irá haciendo las tareas y "meterá" mano para ver como es esta cuestion.

Danisa: espero que la entrada te haya sido de utilidad y puedas ahora compartir libros en tu entorno de trabajo sin dificultades. Cualquier problema, me avisas.

Suerte.