Ya que vengo "enganchado" con el tema del formato, vamos a seguir un rato mas. Pero no del "condicional", si no del común y corriente, aquel que accedemos mediante "formato / celdas" o bien presionando "ctrol + 1".
Y trataremos en esta entrada una de las pestañas: "número".Podemos observar a simple vista las distintas categorías que incluye esta pestaña, todas haciendo referencia al formato que ostentarán los números de las celdas previamente seleccionadas.
En este punto cabe aclarar algo: Excel separa (y muy bien) el formato del contenido. Una cosa es lo que "vemos" y otra es "lo que hay". Les paso un par de imágenes para que observen: en la celda verán un valor, pero en la barra de fórmulas otro. Y ojo, para Excel "es" lo que hay dentro de la barra de fórmulas, el formato es una cuestión meramente estética:
Repasemos las opciones de la pestaña "Número" hasta llegar a la mas interesante de todas: "Personalizar":
No posee mayores secretos en los primeros items:
"general": numeros enteros sin decimales
"numero": especificamos la cantidad de decimales a mostrar y si los negativos se verán de color rojo. También incluimos si queremos o nó separador de miles.
"moneda": parecido al anterior, solo que nos permite agregar un simbolo ($, $US, etc, etc) o personalizar el nuestro, dato que veremos al llegar a la ultima opcion de la lista.
"contabilidad": cantidad de decimales y simbolo de moneda ($, U$, etc, etc)
"fecha": los formatos de fecha mas comunmente utilizados: 12/01/74 o 12/01/1974 o 12 de enero de 1974 o 12/01/1974 23:45pm, etc, etc.
"hora": idem al anterior.
"porcentaje": multiplica el valor de la celda por 100 y agrega un "%" al numero. también se puede especificar la cantidad de decimales a mostrar.
"general": numeros enteros sin decimales
"numero": especificamos la cantidad de decimales a mostrar y si los negativos se verán de color rojo. También incluimos si queremos o nó separador de miles.
"moneda": parecido al anterior, solo que nos permite agregar un simbolo ($, $US, etc, etc) o personalizar el nuestro, dato que veremos al llegar a la ultima opcion de la lista.
"contabilidad": cantidad de decimales y simbolo de moneda ($, U$, etc, etc)
"fecha": los formatos de fecha mas comunmente utilizados: 12/01/74 o 12/01/1974 o 12 de enero de 1974 o 12/01/1974 23:45pm, etc, etc.
"hora": idem al anterior.
"porcentaje": multiplica el valor de la celda por 100 y agrega un "%" al numero. también se puede especificar la cantidad de decimales a mostrar.
"fracciones": incluye distintos formatos y, ojo, habrá que ver cual es el que necesitamos. Como primer asunto, noten que excel si ingresamos, por ejemplo, un medio (1/2) en excel, este nos mostrará:
dado que en forma predeterminada esa "/" es tratada como fecha. La solución a esto es muy simple: 0 + espacio + fracción:
y... si, 1/2 es 0.50
para las fracciones mixtas, es sencillo: numero + espacio + fracción:
dentro de los formatos disponibles en fracciones, el mas utilizado es el "1/2", ya que si bien dos cuartos o cuatro octavos es lo mismo, "1/2" es la manera mas "normal" de visualización. Pero eso también dependerá de nuestras necesidades.
"cientifica": el clásico formato 6.00215E+30, que vemos muchas veces al introducir un numero "demasiado grande" en una celda. Aquí excel nos permite especificar con cuantos decimales mostraremos dicha notación
"texto": para especificar a excel que los datos introducidos en una celda deberán ser tratados como texto, aún si ingresamos números. No está dentro de "mis formatos preferidos", ya que a lo largo del tiempo me ha causado mas de un problema, funcionando de acuerdo a la versión de excel que utilizaba. Hasta el momento, si quiero ingresar un numero y que excel me lo tome como texto, nada mejor que anteponer un apostrofe ( ' ) al numero. Noten como queda alineado a la izquierda, algo caraterístico del texto, en contraposición a los numeros, que por defecto se alinean a la derecha de la celda:
vean el apostrofe en la barra de formulas y como el numero queda alineado a la izquierda. Igual... observen C4, ahí multipliqué a C1 por 2... con apostrofe y formato de texto hace el calculo matemático de todas formas.
"especial": codigos postales, telefonicos y de seguro social. A continuación veremos como modificarlos según nuestra conveniencia.
"personalizada": a este punto quería llegar. Veamos una imagen: en la ventana de la derecha observarán como se escriben las lineas de codigo, necesarias a la hora de personalizar el formato:
Como bien lo indica su nombre, y conociendo lo básico sobre la sintaxis que utiliza excel en este caso, nos será posible personalizar totalmente el formato a mostrar en fechas, horas, numeros, fracciones... O bien crear desde cero nuestros propios formatos.
Para ingresar nuestras modificaciones, deberemos clickear sobre "personalizada" y luego en el cuadro que se encuentra debajo de la etiqueta "Tipo":
la fecha (12/01/1974) está ingresada en C2, como podrán observar en la barra de fórmulas. En la columna D visualizan el formato que ingresé manualmente para lograr la frase.
otro ejemplo con fechas, mas útil. En la barra de fórmulas sigue figurando solamente la fecha, le apliquemos el formato que le apliquemos:
Ahora dejemos las fechas y pasemos a otro tema. Podemos resolver fácilmente el formato de CUIT (Argentina: Clave Unica de Identificacion Tributaria), que es: XX-XXXXXXXX-X, en donde cada X es un número. Hacemos click nuevamente sobre "personalizada" e ingresamos esto en el cuadro "tipo": 00-00000000-0, como lo muestra la imagen que sigue:
listo, nuestro CUIT con el formato correcto. En lugar de "ceros" tambien es posible ingresar el caracter "cardinal" (#). La diferencia es que con "ceros" excel se encargará de autocompletar con este valor los numeros que falten, mientas que con el "cardinal" dejará ese faltante en blanco:
Lo bueno sería perfeccionar el ejemplo anterior, ya que "queda bastante mal" el haber ingresado menos números que los requeridos. El CUIT de Argentina posee una longitud de 11 caracteres, aspecto que podemos controlar utilizando "validación de datos" sobre la celda en cuestión:
listo, todo completo. ahora tengo formato de CUIT y no permito el ingreso de una cadena inferior a 11 caracteres.
Otra particularidad del formato es la opción de mostrar los valores negativos en color rojo:
Aunque, afortunadamente, también esto se puede cambiar: notarán como personalicé los colores en que Excel me mostrará los negativos, cambiando el nombre del color dentro de los [ ]
podemos ir mas allá aún, personalizando también los valores mayores a cero, en la misma linea de código:
y mas allá del "aún" del punto anterior: agregamos ahora condiciones según el valor de la celda,,formateando colores y tipos de datos: si el numero es mayor a 5000, lo mostrará de color azul y con dos decimales; en Rojo y General para aquellos valores inferiores a 1000 y Amarillo y General para el resto:
cada valor tiene su propio color y formato, según las condiciones ingresadas
Y como es común en excel, podríamos ir mas alla de los dos útlimos "aún" mencionados precedentemente. ¿Notaron que feo quedan, en general, ese amarillo y verde? Necesitaríamos cambiar en muchos casos el color de fondo de las celdas, para visualizarlos correctamente. bueno, eso no será necesario, si hacemos lo siguiente:
utilizando [color 'numero de color'] podremos aplicar el que mas nos guste o se adapte a nuestras necesidades
Aqui se nos plantea un pequeño problema: tener bien registrados los numeros que excel le asigna a cada color. Lo resolvemos con una macro; ingresamos a VBA presionando "alt + f11", insertamos un módulo y escribimos esto dentro de él:
Sub MostrarNumeroDeColor()
Dim Celda As Range
For Each Celda In Selection.Cells
Celda.Next(1, 1).Value = Celda.Interior.ColorIndex
Next Celda
Set Celda = Nothing
End Sub
Dim Celda As Range
For Each Celda In Selection.Cells
Celda.Next(1, 1).Value = Celda.Interior.ColorIndex
Next Celda
Set Celda = Nothing
End Sub
Ahora creamos en un rango una paleta de colores, con algunos de ellos o bien podríamos incluir a todos:
Ahora seleccionamos con el cursor toda la paleta y ejecutamos la macro, que nos arrojará el siguiente resultado:
en la celda contigua a cada color aparece su respectivo numero (propiedad ColorIndex). Nos será posible ahora utilizar cualquiera de ellos correctamente en la opción "personalizar"
Y podríamos ir aún mas allá de los 3 "aún" anteriores... pero no en esta entrada. jaja
Resta la práctica de cada uno de los items descriptos y manejarlos "medianamente bien", para dar el salto al siguiente paso.
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